Executive Assistant (all genders)

Permanent employee, Full or part-time · Berlin

Die Rolle

Als Executive Assistant (all genders) arbeitest du sehr eng mit unserer Unternehmensgründerin Cate zusammen. Du bist ihre vertrauensvolle Unterstützung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf mit mindestens 25 Stunden pro Woche, gerne auch Vollzeit. Hier triffst du auf ein kreatives und unkonventionelles Arbeitsumfeld, indem die Grenzen zwischen Design, Kunst und Events verwischen. Du bietest Cate den nötigen Support und Ruhepol, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren kann, indem du den Überblick behältst, Prozesse steuerst und Schnittstellen professionell koordinierst. Du bist es gewohnt flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen und bist resilient. Du übernimmst die Organisation und Koordination von alltäglichen To Dos. Du besitzt die Fähigkeit Zusammenhänge zu überblicken und löst Probleme proaktiv. Dank deiner Erfahrung im Finanz- und Steuerwesen übernimmst die Abstimmung mit dem Steuerbüro und der Anwaltskanzlei auf Augenhöhe. Deine Arbeitsweise ist zudem effizient, lösungsorientiert und geprägt von einem hohen Maß an Integrität und Diskretion. Wenn du es liebst, Komplexität zu strukturieren und einen echten Unterschied im Daily Business machen möchtest, wirst du ein perfect match mit Cate bilden!

Deine Aufgaben

Administrative Exzellenz: Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor, priorisierst Aufgaben und sorgst dafür, dass im hektischen Büroalltag nichts untergeht.
Struktur & Effizienz: Du erkennst Optimierungspotenziale in Workflows und setzt diese eigenverantwortlich um.
Finance & Compliance: Du steuerst die Kommunikation mit Steuerbüro, Anwaltskanzleien und Versicherungen – fachlich kompetent und in „Behördendeutsch“ sicher.
Datenmanagement & Analysen: Du bereitest Finanzdaten, Auswertungen und Excel-Listen verständlich auf, analysierst diese kritisch und denkst mit.
Dokumentenmanagement: Du sorgst für eine ordentliche Ordnerstruktur und findest die Nadel im Heuhaufen.
Vertrauliche Aufgaben: Du übernimmst Aufgaben, die höchste Diskretion und Vertraulichkeit erfordern.

Dein Profil

Du hast eine kaufmännische Ausbildung und konntest bereits erste Erfahrungen im Assistenzbereich sammeln.
Du verfügst über einen soliden Finance Background und bringst ein ausgeprägtes Zahlenverständnis mit.
Du bist ein Organisationstalent mit einem natürlichen Drang, Ordnung und Struktur in komplexe Zusammenhänge zu bringen.
Du bist technikaffin und hast eine strukturierte sowie lösungsorientierte Arbeitsweise.
Du bist intrinsisch motiviert, zuverlässig und übernimmst gerne Verantwortung.
Ehrlichkeit, Loyalität und Verschwiegenheit sind für dich Ehrensache.
Du besitzt einen Führerschein, der dich mobil und flexibel macht.
Du sprichst deutsch und englisch souverän und verhandlungssicher.

Why WIN?

Gute Work-Life-Balance durch Jahresarbeitszeitkonto, Betriebsferien, Gleitzeit, Teilzeit, flexible Homeoffice-Tage oder workation
Unterstützung bei beruflicher & persönlicher Weiterbildung, z.B. kostenlose Sprachkurse
Toleranz, Diversity und gegenseitiger Support werden gelebt und gefeiert
Zuschuss Urban-Sports-Club & Deutschlandticket
Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen
Erfrischungsgetränke sowie (gesunde & ungesunde) Snacks stehen kostenlos zur Verfügung
Feel Good-Manager*innen auf 4 Pfoten
Ein großartiges WINner*innen Team, das gerne auch mal feiert :- )

Apply for this job

Über uns

Wir sind WIN: Seit dem Jahr 1997 fest am Markt etabliert und heute die größte inhaberingeführte Packaging Design und Trend-Agentur im DACH-Raum. Neben der Gründerin Cate Wind arbeiten rund 100 Verpackungsvernarrte in den Bereichen Marktforschung, Trends, Strategie, Packaging Design, KI und Images nahtlos zusammen, um Marken zu schaffen, auf die Kund*innen stolz sein können.

The role

As the right hand and personal assistant (all genders) to our founder Cate, you will work closely with her in our Berlin office. Here, you’ll find yourself in a creative and unconventional work environment where design, art, and events seamlessly blend together.
Your role involves organizing and coordinating day-to-day tasks, keeping an eye on the bigger picture, and proactively solving problems. Experience in finance and tax matters is a plus, as you will be responsible for liaising with our tax office and law firms. You are used to handling new challenges with flexibility and resilience.
In short, you provide Cate with the essential support she needs to focus on what truly matters. If you also have a creative mindset and enjoy conceptual work, you’ll be a perfect match with Cate!

Your tasks

• Administrative support: You coordinate appointments, prepare meetings, and ensure smooth operations in a fast-paced office environment.
• Optimizing workflows: You always look for the most efficient way to get things done, approaching tasks with a problem-solving mindset.
• Managing financial and tax matters: You handle communication with lawyers, insurance providers, and tax consultants.
• Preparing clear and insightful reports: You analyze Excel spreadsheets, critically evaluate them, and refine them.
• Document management: You keep things organized with a well-structured filing system and have a knack for finding the needle in the haystack.
• Handling confidential tasks: You take on responsibilities that require the highest level of discretion and confidentiality.

Your Profile

• You have a commercial background and have already gained some experience in an assistant role.
• Ideally, you have a finance background and are tech-savvy.
• You are highly organized and have a talent for turning chaos into order.
• You have a structured, analytical way of thinking and working.
• You are intrinsically motivated, reliable, and take responsibility with ease.
• Honesty, loyalty, and discretion are second nature to you.
• A valid driver’s license makes you mobile and flexible.
• You are fluent and business-proficient in both German and English.

Why WIN?

Work-life balance: Annual working hours account, company holidays, flexible hours, part-time options, remote work, and workations.
Professional & personal development: We support further education, including free language courses.
A culture of tolerance, diversity, and mutual support – we live it and celebrate it!
Perks: Urban Sports Club & Deutschlandticket subsidies.
Financial benefits: Company pension scheme & asset-building benefits.
Free refreshments & snacks – healthy and not-so-healthy ones
Office dogs as feel-good managers
A fantastic WINner team that loves to celebrate together! :- )

Apply for this job

About us

We are WIN: firmly established on the market since 1997 and today the largest owner-managed packaging design and trend agency in the DACH region. Alongside founder Cate Wind, over 100 packaging experts work seamlessly together in the areas of market research, trends, strategy, packaging design, AI and images to create brands that customers can be proud of.

Apply for this job

We look forward to seeing you!

Thank you for your interest in WINdesign GmbH. Please fill out the following short form. If you have any difficulties uploading your data, please send an email to jobs@win-ci.com.