Assistenz der Geschäftsführerin (all genders) in Vollzeit oder Teilzeit

Permanent employee, Full or part-time · Berlin

Die Rolle

Als rechte Hand und persönliche Assistenz (all genders) arbeitest du sehr eng mit unserer Unternehmensgründerin Cate zusammen. Hier triffst du auf ein kreatives und unkonventionelles Arbeitsumfeld, indem die Grenzen zwischen Design, Kunst und Events verwischen. Du übernimmst die Organisation und Koordination von alltäglichen To Dos. Du besitzt die Fähigkeit Zusammenhänge zu überblicken und löst Probleme proaktiv. Es ist von Vorteil, wenn du erfahren in Finanz- & Steuerangelegenheiten bist, denn du übernimmst die Abstimmung mit dem Steuerbüro und den Anwaltskanzleien. Du bist es gewohnt flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen und bist resilient. In der Summe bietest du Cate den nötigen support, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Wenn du zudem ein creative mind hast und gerne konzeptionell arbeitest, wirst du ein perfect match mit Cate bilden!

Deine Aufgaben

Unterstützung in allen administrativen Belangen: Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im hektischen Büroalltag.
Optimierung von Workflows: Du suchst immer den effizientesten Weg und denkst dabei stets lösungsorientiert.
Finanz- und Steuerangelegenheiten managen: Du übernimmst die Kommunikation mit Rechtsanwälten, Versicherungen und dem Steuerbüro.
Auswertungen verständlich aufbereiten: Du analysierst Excel-Listen, hinterfragst diese kritisch und überarbeitest sie.
Dokumentenmanagement: Du sorgst für eine ordentliche Ordnerstruktur und findest die Nadel im Heuhaufen.
Vertrauliche Aufgaben: Du übernimmst Aufgaben, die höchste Diskretion und Vertraulichkeit erfordern.

Dein Profil

Du hast eine kaufmännische Ausbildung und konntest bereits erste Erfahrungen im Assistenzbereich sammeln
Idealerweise hast du einen finance background und bist technikaffin
Du bist ein Organisationstalent mit der Fähigkeit, Chaos in Ordnung zu verwandeln
Du hast eine strukturierte Arbeitsweise und denkst analytisch
Du bist intrinsisch motiviert, zuverlässig und übernimmst gerne Verantwortung
Ehrlichkeit, Loyalität und Verschwiegenheit sind für dich Ehrensache
Du besitzt einen Führerschein, der dich mobil und flexibel macht
Du sprichst deutsch und englisch souverän und verhandlungssicher

Why WIN?

Gute Work-Life-Balance durch Jahresarbeitszeitkonto, Gleitzeit, Teilzeit, flexible Homeoffice-Tage oder workation
Unterstützung bei beruflicher & persönlicher Weiterbildung, z.B. kostenlose Sprachkurse
Toleranz, Diversity und gegenseitiger Support werden gelebt und gefeiert
Zuschuss Urban-Sports-Club & Deutschlandticket
Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen
Erfrischungsgetränke sowie (gesunde & ungesunde) Snacks stehen kostenlos zur Verfügung
Feel Good-Manager*innen auf 4 Pfoten in unseren arty Loft-Büros
Ein großartiges WINner*innen Team, das gerne auch mal feiert :- )

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Über uns

Wir sind WIN: Seit dem Jahr 1997 fest am Markt etabliert und heute die größte inhaberingeführte Packaging Design und Trend-Agentur im DACH-Raum. Neben der Gründerin Cate Wind arbeiten rund 100 Verpackungsvernarrte in den Bereichen Marktforschung, Trends, Strategie, Packaging Design, KI und Images nahtlos zusammen, um Marken zu schaffen, auf die Kund*innen stolz sein können.

The role

As the right hand and personal assistant to our founder Cate, you’ll work closely with her in a creative, unconventional environment where the lines between design, art, and events blur. You will handle daily tasks with strong organizational and coordination skills, keeping an eye on the big picture while proactively solving problems. Experience in finance and tax matters is an advantage, as you’ll coordinate with the accounting and legal teams. You’re flexible with new challenges and resilient under pressure, providing the support Cate needs to stay focused on core priorities. If you bring a creative mind and enjoy working conceptually, you’ll be the perfect match for Cate!

Your tasks

Administrative Support: Coordinate appointments, prepare meetings, and ensure a smooth workflow in a busy office environment.
Workflow Optimization: You’re always looking for the most efficient way forward, solving issues with a solution-oriented approach.
Managing Finance and Tax Matters: Handle communications with attorneys, insurance providers, and the accounting team.
Presenting Clear Analyses: Analyze Excel sheets, question critically, and refine them for clarity.
Document Management: Maintain an organized filing system and have a knack for finding critical information quickly.
Confidential Tasks: Handle responsibilities that require utmost discretion and confidentiality

Your Profile

You have a commercial background and some experience in an assistant role.
Ideally, you have a finance background.
Strong organizational skills with a talent for turning chaos into order.
You work in a structured, analytical way.
Self-motivated, reliable, and enjoy taking on responsibility.
Honesty, loyalty, and confidentiality are a matter of course for you.
You have a driver’s license, making you flexible and mobile.
Fluent in German and English, with strong negotiation-level proficiency.

Why WIN?

Great work-life balance with annual work hour accounts, flexible schedules, part-time options, flexible home office days or workation
Support for professional and personal development, e.g., free language courses.
A culture of tolerance, diversity, and mutual support.
Subsidies for Urban Sports Club memberships and the Deutschlandticket.
Company pension plans and capital-forming benefits.
Complimentary refreshments and both healthy and indulgent snacks.
Feel-good managers on four paws in our artsy loft offices.
A wonderful WINner team that loves to celebrate together! ????

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About us

We are WIN: firmly established on the market since 1997 and today the largest owner-managed packaging design and trend agency in the DACH region. Alongside founder Cate Wind, over 100 packaging experts work seamlessly together in the areas of market research, trends, strategy, packaging design, AI and images to create brands that customers can be proud of.

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