Office Manager (all genders)

Festanstellung, Vollzeit · Berlin

Die Rolle

Als Office Manager (all genders) bist du unser Dreh- und Angelpunkt unserer Berliner Dependance. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf, indem du täglich neu die Lage scannst, Probleme identifizierst und diese kreativ sowie kompetent löst. Organisation und Verwaltung sind voll dein Ding. Ob Reisebuchung, Eventplanung, Kassenabrechnung oder Meeting-Organisation, alles läuft bei dir parallel mit patenter Verlässlichkeit. Außerdem schlägt dein Herz höher für dein Team. Du bist für uns ein wahrer feel good manager*in. :- )

Ganz ehrlich: Auf dich möchten wir nie wieder verzichten!

Deine Aufgaben

Büroorganisation & Alltagsmanagement: Sicherstellung eines reibungslosen, effizienten und gut strukturierten Ablaufs im täglichen Agenturbetrieb.
Koordination externer Dienstleister: Ansprechperson für Lieferanten, Hausverwaltung, Reinigung und weitere Servicepartner – inklusive Termin- und Auftragskoordination.
Beschaffungsmanagement: Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Lebensmitteln und Geschenken für besondere Anlässe.
Event- & Meetingorganisation: Planung, Koordination und Umsetzung interner Team-Events sowie externer Meetings oder Kundentermine.
Reiseorganisation: Buchung und Verwaltung von Dienstreisen für das gesamte Team sowie der Geschäftsführung – vom Zugticket bis zur Hotelübernachtung erstellst du übersichtliche Reisepläne.
Kassenverwaltung: Verantwortung für die Barkasse inkl. Abrechnung, Belegmanagement und transparentem Überblick – in enger Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
Studiomanagement: Organisation, Koordination und Kommunikation rund um die Nutzung und Vermietung unseres hauseigenen Studios – von der Buchung bis zur Schlüsselübergabe.
Wohlfühl-Office: Sorge für eine aufgeräumte, einladende Arbeitsumgebung, in der sich alle wohlfühlen und alles seinen Platz hat.

Dein Profil

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder konntest bereits erste Erfahrungen im Office Management sammeln.
Du liebst es vor Ort im Team zu performen und zu connecten. Du bist kommunikativ, offen und sorgst am Standort für eine Wohlfühl-Atmosphäre.
Du bist klar serviceorientiert, zuverlässig und übernimmst gerne Verantwortung.
Du bist eigeninitiativ, lösungsorientiert und behältst auch in stressigen Zeiten einen klaren Kopf.
Du besitzt einen Führerschein, der dich mobil und flexibel macht.

Why WIN?

Gute Work-Life-Balance durch Jahresarbeitszeitkonto, Gleitzeit & Teilzeit
Tapetenwechsel jederzeit möglich durch Standortwechsel oder workation
Unterstützung bei beruflicher & persönlicher Weiterbildung, z.B. kostenlose Sprachkurse
Toleranz, Diversity und gegenseitiger Support werden gelebt und gefeiert
Zuschuss Urban-Sports-Club & Deutschlandticket
Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen
Erfrischungsgetränke sowie (gesunde & ungesunde) Snacks stehen kostenlos zur Verfügung
Feel Good-Manager*innen auf 4 Pfoten
Ein großartiges WINner*innen Team, das gerne auch mal feiert :- )

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Über uns

Wir sind WIN: Seit dem Jahr 1997 fest am Markt etabliert und heute die größte inhaberingeführte Packaging Design und Trend-Agentur im DACH-Raum. Neben der Gründerin Cate Wind arbeiten rund 100 Verpackungsvernarrte in den Bereichen Marktforschung, Trends, Strategie, Packaging Design, KI und Images nahtlos zusammen, um Marken zu schaffen, auf die Kund*innen stolz sein können.

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