Office Manager (all genders) - Teilzeit

Festanstellung, Teilzeit · Berlin

Die Rolle

Als Office Manager (all genders) bist du unser Dreh- und Angelpunkt unserer Berliner Dependance mit 30-32 Stunden pro Woche. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf, indem du täglich neu die Lage scannst, Probleme identifizierst und diese kreativ sowie kompetent löst. Organisation und Verwaltung sind voll dein Ding. Ob Reisebuchung, Eventplanung, Kassenabrechnung oder Meeting-Organisation, alles läuft bei dir parallel mit patenter Verlässlichkeit. Außerdem schlägt dein Herz höher für dein Team. Du bist für uns ein wahrer feel good manager*in. :-)

Ganz ehrlich: Auf dich möchten wir nie wieder verzichten!

Deine Aufgaben

Du bist verantwortlich für einen effizienten und reibungslosen Büroalltag
Du koordinierst externe Dienstleister, wie z.B. Lieferanten, Serviceanbieter & Hausverwaltung
Du verwaltest die Bestellungen von Büromaterialien und Lebensmitteln
Du übernimmst die externe Korrespondenz
Du planst und organisierst interne sowie externe Events & Meetings
Du organisierst und buchst Dienstreisen für das gesamte Team
Du verwaltest die Kasse und führst die Kassenabrechnung durch
Du kümmerst dich um eine ordentliche Büroumgebung, in der alles seinen Platz hat und alle sich wohl fühlen

Dein Profil

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder konntest bereits erste Erfahrungen im Office Management sammeln
Du bist klar serviceorientiert, zuverlässig und übernimmst gerne Verantwortung
Du nimmst gerne den Weg in unser Berliner office auf dich und arbeitest nur gelegentlich im Homeoffice
Du bist eigeninitiativ und behältst auch in stressigen Zeiten einen klaren Kopf
Du besitzt einen Führerschein, der dich mobil und flexibel macht

Why WIN?

UNSERE BENEFITS

Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle
Mobiles Arbeiten/ Homeoffice-Tage
Jahresarbeitszeitkonto
Flexibler Wechsel zwischen den Standorten
Urban Sports Club/Fitnessstudiomitgliedschaft
Individuell abgestimmte berufliche Förderung
Kostenfreie Englisch- und Deutschkurse
Vermögenswirksame Leistungen
Von WIN subventioniertes Firmen-Deutschlandticket
Unvergessliche Teamevents
Hunde sind herzlich willkommen
Großartige Kund*innen sowie ein tolles WINner Team

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Über uns

Wir sind WIN: Seit dem Jahr 1997 fest am Markt etabliert und heute die größte inhaber*innengeführte Packaging Design und Trend-Agentur im DACH-Raum. Neben der Gründerin Cate Wind arbeiten über 100 Verpackungsvernarrte in den Bereichen Marktforschung, Trends, Strategie, Packaging Design, KI und Images nahtlos zusammen, um Marken zu schaffen, auf die Kund*innen stolz sein können.

The role

As our Office Manager (all genders), you are the central hub of our Berlin office, working 30-32 hours per week. You ensure smooth operations by constantly assessing the situation, identifying issues, and solving them creatively and competently. Organization and administration are your strong suits. Whether it’s travel booking, event planning, cash management, or meeting organization, you handle everything with reliable efficiency. You have a passion for your team and truly embody the role of a feelgood manager! :-)

Honestly, we never want to be without you!

Your tasks

Ensure an efficient and smooth-running office environment
Coordinate with external service providers, such as suppliers, vendors, and property management
Manage orders for office supplies and groceries
Handle external correspondence
Plan and organize internal and external events and meetings
Organize and book business trips for the entire team
Manage the petty cash and perform cash reconciliation
Maintain an organized office environment where everything is in its place and everyone feels comfortable

Your Profile

You have completed commercial training or have some experience in Office Management, Office Administration, or Team Assistance
You are highly service-oriented, reliable, and enjoy taking on responsibility
You are willing to commute to our Berlin office regularly and work from home only occasionally
You are proactive and stay calm even during busy times
You have a driver's license, which keeps you mobile and flexible

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About us

We are WIN: firmly established on the market since 1997 and today the largest owner-managed packaging design and trend agency in the DACH region. Alongside founder Cate Wind, over 100 packaging experts work seamlessly together in the areas of market research, trends, strategy, packaging design, AI and images to create brands that customers can be proud of.

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